سیستم مدیریت مستندات (DMS) یک نرم افزار است که برای مدیریت و سازماندهی مستندات سازمانی استفاده می شود. DMS ویژگی هایی مانند ذخیره سازی مستندات در یک محل مرکزی، قابلیت دسترسی به مستندات به صورت آنلاین، امکان جستجوی سریع و دقیق در مستندات، مدیریت نسخه های مختلف مستندات و امنیت بالا را داراست.
برای ایجاد یک سیستم مدیریت مستندات اسکن انبوه سازمانی می تواند انجام شود. این فرایند شامل اسکن مستندات فیزیکی و تبدیل آنها به فایل های الکترونیکی است. سپس مستندات به سیستم DMS اضافه می شوند و می توانند به راحتی جستجو و مدیریت شوند.
با استفاده از DMS، سازمان ها می توانند از مزایای زیادی بهره مند شوند. این شامل کاهش هزینه های نگهداری و فضای ذخیره سازی، بهبود دسترسی به مستندات، افزایش بهره وری و هماهنگی بین تیم ها و افزایش امنیت اطلاعات است.
تفاوت DMS با سیستم مدیریت محتوا (CMS) در این است که DMS بیشتر بر روی مدیریت مستندات و اطلاعات متمرکز است، در حالی که CMS بیشتر بر روی مدیریت محتوای وب و سایت ها تمرکز دارد.
همچنین، DMS و سیستم مدیریت سند الکترونیکی (EDMS) تفاوت هایی دارند. EDMS عمدتا بر روی مدیریت و ذخیره سازی سند های الکترونیکی تمرکز دارد، در حالی که DMS شامل مستندات فیزیکی و الکترونیکی است.
در نتیجه، DMS یک ابزار قدرتمند برای مدیریت مستندات سازمانی است که به سازمان ها کمک می کند بهبود عملکرد و کارایی خود را افزایش دهند.
